Personvernerklæring

Axiell Norge AS samler inn og behandler personopplysninger på vegne av bibliotek som benytter biblioteksystemet Mikromarc. Personopplysningene lagres for at bibliotekene skal kunne administrere utlån og yte andre tjenester til sine brukere. Opplysningene som samles inn er i hovedsak adresseopplysninger, oversikt over lånt og reservert materiale, samt oversikt over evt. gjeld til biblioteket. Våre nett-tjenester bruker informasjonskapsler (cookies) til å huske påloggingsopplysninger, samt forbedre brukeropplevelsen.

Du kan kreve innsyn i personopplysningene som lagres om deg, og du kan også kreve opplysningene rettet eller slettet. Ta eventuelt kontakt med ditt bibliotek som er behandlingsansvarlig for opplysningene.

Behandlingsansvarlig

Det enkelte bibliotek er behandlingsansvarlig for personopplysningene som registreres om sine lånere. Administrerende direktør i Axiell Norge AS er ansvarlig for behandlingen av personopplysninger i Mikromarc.

Formål med lagring av personopplysninger

Personopplysningene lagres for at bibliotekene skal kunne administrere utlån av bøker og annet materiale til lånerne, samt yte andre tjenester.

Personopplysninger som samles inn

Mikromarc lagrer følgende personopplysninger om bibliotekenes lånere:

• Navn
• Adresse
• Evt. midlertidig adresse
• Fødselsdato
• Kjønn
• Telefonnumre
• E-postadresser
• Valg knyttet til om meldinger ønsket mottatt på e-post, SMS eller som brev
• Lånergruppe (barn, voksen osv)
• Foretrukket språk
• Strekkode
• PIN/passord
• Hjemmebibliotek
• Informasjon om lånekortet er tilknyttet Nasjonalt lånerregister
• Fødselsnummer (dersom lånekortet er tilknyttet Nasjonalt lånerregister, eller låneren aksepterer det)
• Klasse (dersom låner er skoleelev)
• Informasjon om barn (dersom biblioteket og låneren ønsker det)
• Informasjon om foreldre (dersom biblioteket og låneren ønsker det)
• Opplysning om evt. sperring for lån, samt årsak til sperringen og dato for sperringen
• Utløpsdato for Nasjonalt lånekort
• Foto av låneren (bare i noen bibliotek)
• Melding til låneren
• Intern melding om låneren (interesseområder og lignende)
• Opplysninger om eventuell avtale om adgang til biblioteket utenom ordinær arbeidstid
• Aktive lån
• Historiske lån inntil 14 dager etter innlevering, lenger ved individuell avtale med låneren
• Utlånsmeldinger (utsendte purringer, erstatningsbrev, reserveringsbrev)
• Aktive reserveringer
• Aktive fjernlånsbestillinger
• Løpende bestillinger av nye tidsskrifthefter
• Bruk av nettsted (nettstedloggene slettes ukentlig)
• Informasjonskapsler

Informasjonskapsler

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. I Mikromarc brukes informasjonskapsler i følgende tjenester:

• Mikromarc Websøk
• Mikromarc Mobilweb
• Mikromarc+ for personale

Informasjonskapslene brukes til å forbedre brukeropplevelsen, blant annet å huske påloggingsopplysninger. Axiell Norge AS bruker ikke informasjonskapsler til å generere statistikk, og vi kan ikke spore din bruk av Mikromarc tilbake til deg som enkeltperson.

Det finnes to typer informasjonskapsler: Den ene typen lagrer en fil på brukerens datamaskin. Denne filen brukes normalt til å huske brukerens preferanser og innstillinger mellom sesjoner. Den andre typen er en temporær fil som bare lagres under aktiv bruk og blir slettet så fort nettleservinduet lukkes. Ingen personlig informasjon om brukeren blir lagret. I Mikromarc brukes begge typene informasjonskapsler til henholdsvis å lagre brukerens språkvalg og å beskytte mot dataangrep.

Lagring og bruk av informasjonskapsler er ikke tillatt med mindre brukeren er informert om målet med lagringen og måten informasjonen blir brukt på, og har godtatt dette. Ved å fortsette å bruke Mikromarc godtar du at informasjonskapsler lagres i din datamaskin, siden de fleste nettleserprogrammer automatisk godtar å lagre disse.

Dersom du ikke godtar bruk av informasjonskapsler, kan bruk av informasjonskapsler skrus av i innstillingene til nettleserprogrammet. Imidlertid bruker Mikromarc informasjonskapsler til å sikre bruken av programmet, og det å ikke godta informasjonskapsler vil gjøre at mye av nettstedet ikke vil fungere. Det anbefales derfor ikke.

Hjemmel for lagring av personopplysningene

Hovedgrunnlaget for behandlingen av personopplysningene finnes i personvernforordningens (GDPR) Artikkel 6 1 a): «Den registrerte har gitt samtykke til behandling av sine personopplysninger for ett eller flere spesifikke formål». Du skal ha fått informasjon om lagring av personopplysninger og gitt ditt samtykke da du ble registrert som låner.

I noen tilfeller bygger også lagringen på GDPR artikkel 6 1 c): «Behandlingen er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som den behandlingsansvarlige er pålagt». Bibliotekene er pålagt å samle inn statistikk over bruken av biblioteket. Denne statistikken kan ikke identifiseres på personnivå, og avleveres til Nasjonalbiblioteket.

Utveksling av personopplysninger

I Norge utveksles adresseopplysninger og enkelte andre personopplysninger med Nasjonalt lånerregister, en database som gjør det mulig og effektivt å benytte samme lånekort i mange forskjellige bibliotek i Norge. Det utveksles bare opplysninger om lånere som har gitt særskilt samtykke til å være registrert i Nasjonalt lånerregister. Det utveksles ikke opplysninger om lån, reserveringer, gjeld, sperringer og andre forhold mellom låner og det enkelte bibliotek.

Nasjonalbiblioteket og biblioteksystemleverandørene i Norge står bak Nasjonalt lånerregister, og det foreligger databehandleravtale mellom partene.

Innsyn og sletting av personopplysninger

Du kan kreve innsyn i personopplysningene som lagres om deg, og du kan også kreve opplysningene rettet eller slettet innen en måned. Vær oppmerksom på at lagring av noen opplysninger er nødvendig for at du kan være låner ved biblioteket. Menyvalget Meg & Mitt gir innsyn til nesten all informasjon biblioteksystemet har lagret om deg. Ta kontakt med ditt bibliotek dersom du ønsker utvidet innsyn i personopplysninger, eller ønsker retting/sletting av personopplysninger.

Kontaktperson for personvern i Axiell

Axiell Norge AS, Axiell Sverige AB og Axiell Finland Oy er databehandler for bibliotek i Norge, Sverige og Finland.

Spørsmål knyttet til personvern i biblioteksystemet Mikromarc kan rettes til Data Protection Officer Ann Maelerts (Epost: dpo@axiell.com).